Ne Nedir?

e-Fatura, kağıt fatura yerine elektronik ortamda düzenlenen dijital fatura sistemidir. 05.03.2010 tarihinde yayınlanan 397 sıra no.lu VUK tebliğine ile hayata geçirilen bu sistem, veri format ve standardı Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından belirlenen dijital bir fatura sistemidir.

Temel Özellikleri

• Satıcı ve alıcı arasındaki fatura iletimi GİB tarafından oluşturulan merkezi sistem üzerinden gerçekleşir
• XML tabanlı e-fatura standardı uluslararası uyumluluğa sahiptir (UBL-TR)
• PDF, XML gibi standart formatlarda oluşturulur ve elektronik imza ile damgalanır
• İnternet aracılığıyla güvenli bir şekilde iletilir

Avantajları

• Maliyet Tasarrufu: Matbaa, yazıcı, kaşe gibi gider kalemlerinden tasarruf
• Hız: Fatura düzenleme, onaylama ve gönderme süreçleri anında gerçekleşir
• Dijital Arşivleme: Dosyalama ve saklama süreçlerinden arındırılmış iş süreci
• Çevre Dostu: Kâğıt kullanımını azaltır

Zorunluluk

Türkiye’de belirli ciro limitlerini aşan veya belirli sektörlerde faaliyet gösteren firmalar için e-Fatura kullanımı zorunlu hale gelmiştir. Zorunlu limitler yıllara göre değişiklik gösterebilir.

e-Arşiv Fatura, e-Fatura sistemine kayıtlı olmayan kişi ve kurumlara elektronik ortamda fatura kesilmesini sağlayan bir uygulamadır. Matbu çıktı alınmasına gerek kalmadan dijital ortamda düzenlenebilir ve alıcıya e-posta veya SMS yoluyla iletilebilir.

Kimler Kullanabilir?

Vergi mükellefi olsun ya da olmasın, tüm müşterilere elektronik fatura kesme imkanı sunar. e-Arşiv fatura kesme işlemi, vergi mükellefi olmayan kişilere ve e-Fatura sistemine kayıtlı olmayan işletmelere yapılabilir.

Zorunlu Kullanım Koşulları

• Aynı günde ve aynı vergi mükellefine gerçekleştirilecek satışların vergiler dahil toplam tutarı 5.000 TL'yi aşması
• Vergi mükellefi olmayanlara gerçekleştirilecek satışların vergiler dahil toplam tutarının 30.000 TL'yi aşması

Avantajları

• Maliyet Tasarrufu: Kâğıt kullanımını önemli ölçüde azaltır
• Depolama Kolaylığı: Fiziksel depolama alanı gerektirmez
• Çevre Dostu: Kağıt kullanımını azaltarak çevreye katkı sağlar
• Erişim Kolaylığı: Gerektiğinde hızlı ve kolay erişim

Saklama Süresi

e-Arşiv faturaları, düzenlenme tarihinden itibaren 10 yıl süreyle elektronik ortamda saklanmalıdır.

e-Defter, vergi mevzuatı kapsamında tutulması zorunlu olan defterlerin elektronik ortamda, yasal geçerliliğe sahip bir şekilde oluşturulmasını sağlayan bir sistemdir. Türkiye'de 2012 yılında uygulamaya konan bu sistem ile vergi mükelleflerinin mali işlemlerini dijital ortamda kaydetmesi, düzenlemesi ve saklaması mümkün hale getirilmiştir.

Sistem Nasıl Çalışır?

• Muhasebe yazılımı, GİB'in belirlediği XML formatında e-Defter dosyalarını oluşturur
• Dosyalar, işletmenin mali mührü veya elektronik imzası ile imzalanır
• Berat dosyası (e-Defter dosyalarının özeti) oluşturulur ve GİB'e iletilir
• Elektronik imza veya mali mühür ile imzalanmış dosyalar üzerinden işler

Avantajları

• Maliyet Tasarrufu: Arşiv maliyetlerini azaltır, fiziksel arşivlemeye gerek kalmaz
• Noter Tasarrufu: Noter tasdik ücreti ödemenize gerek kalmaz
• Zaman Tasarrufu: İş süreçlerini hızlandırır
• Çevre Dostu: Kağıt maliyetinden tasarruf ederek doğayı korur

Kimler Kullanmalı?

E-deftere geçiş zorunluluğu bulunan belirli mükellef grupları bulunmaktadır. Bununla birlikte, Defter Beyan Sistemi dışında kalan mükellefler de bu e-defter uygulamasını isteğe bağlı olarak tercih edebilirler. e-Defter kullanabilmek için işletmenin e-Fatura sistemine geçmiş olması gerekmektedir.

Saklama Süresi

Yasal saklama süresi Türkiye'de 10 yıldır.

e-İrsaliye, ticari işlemlerde mal sevkiyatının belgelendirilmesi için kullanılan irsaliyenin dijital dönüşümle birlikte elektronik ortamda düzenlenebilen versiyonudur. Bu sistem, hem güncel vergi sistemine uyum sağlamamızı kolaylaştıran hem de operasyonel süreçleri hızlandıran yeni nesil bir belge türüdür.

Sistemin Temel Özellikleri

• İki Türlü İrsaliye: Sevk ve taşıma irsaliyesi. e-İrsaliye daha çok sevk irsaliyesi yerine geçer
• Mali Mühür ve E-İmza: Düzenlenirken ve alıcıya iletilirken mali mühür veya e-imza sertifikasıyla imzalanır
• Kabul Süreci: Karşı tarafa iletildiği saatten itibaren 7 gün içinde reddedilmediği sürece kabul edilmiş sayılır
• Merkezi Sistem: GİB tarafından oluşturulan kapalı sistem üzerinde işler

Kimler İçin Zorunlu?

2025 yılı itibarıyla kapsamı genişleyen bu sistem, pek çok işletme için zorunlu hale gelmektedir. 2023 yılı satış hasılatı 10 milyon TL'yi aşan vergi mükelleflerinin 1 Temmuz 2024 itibariyle kullanmaya başlaması zorunluydu.

Nasıl Kullanılır?

• GİB Portal üzerinden kullanılabilir
• GİB'in onayladığı özel entegratörler aracılığıyla kullanılabilir
• Mal tesliminin yapıldığı tarihten itibaren en geç 7 gün içerisinde düzenlenip alıcıya iletilmelidir

Avantajları

e-İrsaliye uygulaması doğrudan maliyetleri azaltarak iş süreçlerinde kolaylık sağlayarak verimliliği ve iyileşmeyi artırır. Şirketlerin irsaliye basım, kargolama, arşivleme gibi maliyetlerini ortadan kaldırır.

E-Müstahsil Makbuzu (E-MM), defter tutan kişilerin, vergiye tabi olmayan üreticilerden aldıkları ürünlere, dijital ortamda hazırlayarak kestikleri makbuzdur. Gerçek usulde vergiye tabi olmayan çiftçilerden mal satın alınırken faturanın yerine geçen ticari bir belge olarak kullanılan müstahsil makbuzunun elektronik ortamda düzenlenmiş halidir.

Ana Özellikleri

E-MM, Müstahsil Makbuzunun Gelir İdaresi Başkanlığı'nın standartlarına uygun olarak belgelerin dijital ortamda oluşturulması, raporlanması, depolanması ve ibrazını kapsayan bir uygulamadır. Yeni usul e-Müstahsil makbuzu ve eski usul kağıt müstahsil makbuzunun hukuki nitelikleri tamamen aynıdır.

Kimler Kullanır ve Zorunluluklar

• Defter tutmakla yükümlü çiftçi, tüccar ve toptancıların, defter tutmayan üreticilerden aldıkları ürünler için müstahsil makbuzu kesmek zorundadır
• e-Fatura Sistemine Tabi Mükellefler: 1 Temmuz 2020 tarihinden itibaren e-MM kullanmaları gerekmektedir
• Hal Kayıt Sistemi: Sebze ve meyve ticareti yapan şahısların e-Müstahsil makbuzu düzenlemesi zorunludur

Avantajları

• Hız: Elektronik ortamda hızlıca oluşturulmasını sağlar
• Maliyet: Kağıt, baskı ve arşivleme maliyetlerini ortadan kaldırır
• Güvenlik: Veriler dijital ortamda saklandığı için kaybolmaz
• Erişim: Geçmişe yönelik makbuzlara hızlı erişim imkanı
• Çevre Dostu: Kağıt tüketimini azaltarak çevreye katkı sağlar

Başvuru Koşulları

Elektronik imza veya mali mührü olan kişiler e-Müstahsil belgesine geçebilirler. Mali mühür veya e-İmza'ya sahipseniz e-Müstahsil Makbuzu sistemine geçiş yapabilirsiniz.

e-Serbest Meslek Makbuzu (e-SMM), serbest meslek erbaplarının mesleki faaliyetleri karşılığında yaptıkları tahsilatlar için düzenledikleri kağıt serbest meslek makbuzunun elektronik ortamda oluşturulmuş halidir.

Zorunluluk ve Tarihler

509 VUK Genel Tebliğ kapsamında 1 Haziran 2020 tarihi itibariyle tüm serbest meslek erbapları e-SMM uygulamasına zorunlu olarak geçiş yaptılar. Bu tarih itibariyle faaliyete başlayacak olan serbest meslek mensupları ise işe başladıkları ayı takip eden 3'üncü ayın sonuna kadar e-Serbest Meslek Makbuzu uygulamasına geçiş yapmaları zorunludur.

Kimler Kullanmak Zorunda?

Vergi mükellefi olan serbest meslek erbapları, e-fatura ve e-arşiv fatura mükelleflerinin aksine, ciro limitine bakılmaksızın elektronik belge kapsamına alınmıştır.

e-SMM'nin Özellikleri

• Elektronik ortamda oluşturulur
• Alıcıya kağıt veya elektronik ortamda iletilebilir
• Elektronik ortamda muhafaza ve ibraz edilebilir
• Karşı tarafın talebine göre çıktısı alınıp ıslak imzalı olarak teslim edilebilir
• E-posta veya SMS yoluyla muhatabına teslim edilebilir

e-SMM'de Bulunması Gereken Bilgiler

• Mükellefin adı-soyadı veya unvanı, vergi kimlik numarası
• Belgenin düzenlenme tarihi, numarası
• Hizmetin türü, tutarı ve KDV oranları
• Alıcının adı-soyadı veya unvanı

Avantajları

• Hızlı Düzenleme: Dijital ortamda hızlı oluşturma imkanı
• Arşivleme Kolaylığı: Geçmiş belgelere kolay erişim
• Maliyet Tasarrufu: Kâğıt ve baskı maliyetlerinin azalması

Nasıl Kullanılır?

• GİB Portalı: Gelir İdaresi Başkanlığı'nın ücretsiz sağladığı portal aracılığıyla
• Özel Entegratör: GİB'in yetkilendirdiği özel entegratör firmalar aracılığıyla